De fyra stenarna

Vad är det här för jävla skit!

En i teamet höjde rösten och nästan skrek i mitt ansikte. Beställarna och produktägaren och några intressenter var med. Rummet blev tyst. Jag sa lugnt, men kanske lite osäkert — Låt oss testa, det här kanske upplevs som lite konstigt men jag lovar att det kommer att bli bra diskussioner.

För att backa bandet. Jag hade börjat hos en ny kund. Vi var ett nytt team med olika kompetenser, tech, produkt och design. Vi skulle bygga ett nytt system helt från början och vi började på ett vitt blad.

Mycket stod på spel. Det var ett sådant där system som är grunden till det mesta och där hela affären var beroende av att systemet skulle fungera.

Det var början av projektet och där jag ville att vi skulle göra en övning tillsammans. Jag hade insett att vi fastnade i tekniska detaljer kring lösning. Jag ville att vi skulle återgå till vilket problem vi skulle lösa. Vi behövde se vilka olika lösningar som kunde lösa problemet.

Logga in gratis för att läsa resten av mina tankar.

Efter att jag introducerat upplägget så var det en utvecklare som var tveksam och höjde rösten. Vad är det här för jävla skit. Vi har inte tid för detta nu. Men jag stod på mig, sa låt oss testa och vi kommer att ha nytta av detta. Vi skulle alla hoppa till en sten som jag kallar skapa lösningar. Efter mötet så sa personen till mig att det här var ganska bra iallafall. Vi lyckades fånga upp många bra lösningar som vi sedan kunde börja arbeta med.

I mitt arbete, antingen när jag jobbar själv, eller när jag coachar team så har jag en metafor kring arbetssätt och förhållningssätt. Det är de fyra stenarna. De fyra stenarna ligger i ett hav och där vågorna och vattnet symboliserar det komplexa och de problem vi ska lösa.

De fyra stenarna

• Utforska problemet
• Definiera problemet
• Skapa lösningar
• Validera lösningar

När jag arbetar så hoppar jag runt på dessa stenar, ofta med andra i teamet för att förstå och lösa problem. Dessa stenar är inget som jag kommit på själv. De kommer från begreppet Design Thinking och Double Diamond som är en process för att beskriva hur designers ofta jobbar för att lösa ett problem.

Efter som alla processer lätt blir linjära eller cirkulära beskriver jag dem med olika faser som du kan hoppa mellan. Ibland börjar du med att skapa en lösning, för att sedan validera den. Ibland börjar du med en utredning för att utforska problemet för att sedan definiera vem som är kund och vilka problem de har. Jag tycker du kan börja på vilken sten som helst beroende på ditt kontext

När jag hoppar runt på dessa stenar har jag olika perspektiv med mig. När vi är ett team så har olika roller ofta de olika perspektiven. De perspektiven är

• Kund eller användare — vill kunden köpa eller använda tjänsten?
• Affär — kan vi skapa en hållbar affär?
• Organisatorisk förmåga — har vi förmågan att skapa och förvalta tjänsten?

Låt oss gå igenom de fyra stenarna som jag hoppar runt på.

Utforska problemet

Syftet med att utforska problemet är att förstå bakgrund, kontext, varför ett problem uppstår, vilka effekter vi vill uppnå, vem som är kund eller användare, vilka behov eller problem som kunderna har, hur vi ska tjäna pengar på tjänsten, hur vi ska realisera detta.

Jag har traditionellt tänkt, att när jag står på denna sten så gör jag det för att utifrån ett kundperspektiv (vill kunden använda eller köpa tjänsten?). Men med hjälp av Martin och Marcus har jag breddat min syn och utforskar nu även utifrån affär och organisatorisk förmåga.

Hur utforskar du problemet? Det finns flera olika metoder du kan använda för att utforska problemet. När du jobbar på denna sten, försök att vara så öppen som möjligt och inte låsa dig i varken problem eller lösningen. Utforska handlar om att hitta något för första gången, eller hitta något som du inte tidigare visste om.

Några metoder som du kan använda dig av för att utforska problemet

• Intervjua och ha samtal med andra människor, kunder, användare eller interna intressenter
• Utforska via datorn, sitta och söka och läsa rapporter, kolla i databaser, gå igenom loggar eller analysera data
• Testa en ny teknik eller system, göra en teknisk spike, undersöka det egna strukturkapitalet som processer och systemkartläggningar

Tips

• Vissa älskar att utforska och gräva. Problemet är att det aldrig tar stopp. Du behöver själv sätta gränser. Jag ser ofta att team och företag bara fortsätter och gräver djupare och djupare utan att komma framåt. Du blir paralyserad av all analys. Mitt tips är att du sätter en begränsning i tid. Precis som är du arbetar med lösningen. Säg att du har 6 veckor att ta fram en feature, säg då att du behöver lägga 2 veckor på att förstå problemet och resten av tiden lägger du på att ta fram en lösning.
• Innan du sätter igång med att utforska. Beskriv vilka frågor du vill ha svar på och prioritera dem. Gör det med hjälp av antaganden eller hypoteser. Det finns färdiga testkort du kan använda som mallar.
• Du behöver alltid utforska alla tre perspektiven, men starta med kund och affär innan du börjar med organisatorisk förmåga.

Definiera problemet

Min erfarenhet är att de flesta glömmer bort att göra detta. Det är lite som att sätta ett syfte med ett möte. Vilket problem ska vi lösa? När jag är på denna sten så handlar det om att faktiskt fundera och dokumentera vilket som är det viktigaste problemet att lösa. Då vi ofta inte har all tid i världen. Hur ofta tar du dig tid att prioritera, välja bort och faktisk säga att vissa saker ska vi inte göra? Genom att lägga mer tid på denna sten så blir det enklare när du är på den andra stenarna.

Hur definierar du problemet? På denna sten handlar det om att prioritera, välja bort och konkretisera. Jag har själv svårt på denna sten. Jag gillar att öppna upp. Jobbar du i ett team så kan det vara bra att det finns några som vill stänga, prioritera och komma vidare.

Några metoder du kan använda dig av för att definiera problemet

• Kund — Målgruppsbeskrivning eller kundresa
• Affär — Affärskarta, värdeerbjudande, effektkarta eller OKR
• Organisatorisk förmåga — Processkarta eller systemkarta
• Planering —Roadmap eller backlog

Tips

• Lägg ambitionen på rätt nivå. Ibland räcker det med en tydlig problemformulering med hjälp av en Hur skulle vi kunna… Ibland behövs det mycket större arbete och dokumentation, såklart.
• Se alltid denna typ av dokumentation som levande. Återkom hela tiden till detta material och justera ju mer du lär dig.
• Lägg inte fokus på att göra det snyggt, då kommer det aldrig bli klart. Jag tar ofta fram ”fula” mallar så du inte fastar i formen.
• Ha en ceremoni, process och roll för att återkomma till att hålla detta vid liv. Annars blir det bara något du gör en gång. Sätt en hållbarhetstid på ditt material.

Skapa lösningar

Innan du börjar med att skapa lösningar brukar det vara bra att du har ett väldefinierat problem som du ska lösa. Om du inte har det kommer du eller teamet att lätt börja spreta i vilka lösningar du skapar. Detta eftersom du inte vet vilket problem du ska lösa. Att arbeta med att skapa lösningar brukar vara något de flesta tycker är roligt och energigivande. När vi jobbar med kreativitet brukar många tänka på just detta tillfälle. Det är post-it, det är skissande och rita citroner på olika sätt(!).

Syftet med att vara på denna sten är att skapa massor av olika lösningar på det givna problemet. Det är bra om det är flera personer med olika perspektiv. Här handlar det om att se på lösningar utifrån ett kund-, affärs- och organisatoriskt perspektiv. Ju fler olika lösningar du kan skapa ju bättre. Du bygger på varandras lösningar. Du har ett positivt förhållningssätt där du främst ser möjligheter. Vi vill ha fram så många olika sätt som är möjligt att lösa det givna problemet.

Ofta är det bra att variera genom att jobba snabbt och på kort tid för att inte fastna i detaljer. Men sedan jobba långsamt och på längre tid för att arbeta med detaljerna, för att se om det verkligen kan fungera. En enkel modell för att strukturerat skapa lösningar är SPÅ

Några metoder som du kan använda dig av för att skapa lösningar

• Design Studio
• Lateralt tänkande med hjälp av indirekta strategier
• Blanda och mixa
• Hur ska vi inte göra?
• Hur skulle X göra lösa problemet?

Tips

• Börja alltid med att presentera bakgrund, kontext och en tydlig problemdefinition
• Växla mellan snabbt och långsamt
• Återkoppla alltid utifrån löser vi problemet med denna lösning?
• Använd dig lateralt tänkande med hjälp att påståenden eller frågor, se hur David Bowie och Brian Eno gjorde
• Sno och bygg på varandras lösningar
• Använd ja, och istället för nej, men
• Se till att någon tar ansvar för att ta arbetet vidare

Validera lösningar

Den sista stenen som jag brukar stå på är validera lösningen. Här ska du säkerställa att du har skapat en lösningen som löser det definierade problemet. Här behöver vi inte bara se att det är användbart och användarvänligt utan även om kunden vill köpa tjänsten, att vi har en hållbar affärsmodell och att vi kan effektivt bygga och förvalta det vi byggt med hög kvalitet.

Denna sten är igen en sten som handlar om att stänga, konkretisera, prioritera och validera. Här vill vi inte öppna upp.

Här gäller det att beskriva vilka delar vi vill validera, att vara så specifik som möjligt när du validerar. Fråga dig själv vad som är viktigast är lära sig och vad som har störst risk om det går fel. Designa dina experiment och tester så du kan agera på dina insikter.

Några metoder du kan använda dig av för att validera lösningen

• Kund och användare — användningstest eller landningssida
• Affär — Wizard of OZ (automagiskt) eller Concierge (manuellt) eller AB-test
• Organisatorisk förmåga — Tekniskt spike, workshop med interna intressenter eller speed boat

Tips

• Du kommer aldrig hinna validera allt. Gör alltid en övning för att prioritera dina antaganden
• Validera alltid utifrån de tre perspektiven
• Var noga med att beskriva vad du vill validera. Använd dig av testkort för  beskriva och konkretisera
• Använd dig att lärandekort för att fånga dina insikter.

För att sammanfatta, detta förhållningssätt och mental modell hjälper mig i min vardag när jag ska lösa problem. Jag använder mig att det när jag jobbar med produkt- och tjänsteutveckling men även när jag ska lösa organisatorisk förändring eller bara hålla i ett möte. Själv modellen med stenar och design tänkande är en generell process som fungerar på de flesta typer av problem.

Hur jobbar du med att lösa problem? Har du någon egen metafor eller process? Har du olika sätt att jobba beroende på om du ska lösa komplexa eller komplicerade problem?

/Jens