Min chef kommer upp till mig och säger, du har för mycket att göra. Vi behöver göra något åt det. Jag håller med. Jag säger att jag får återkomma med ett förslag. Ett av mina svagheter är att jag är bra på att starta igång saker. Jag har lätt att se möjligheter i det mesta. Bra, men det ställer till det för mig. Om jag har jobbat på ett ställe ett tag brukar jag ofta ha väldigt mycket i min ryggsäck. Som bara blir tyngre och tyngre. Kan du känna igen dig i detta?
De flesta som jag jobbar med och hjälper har ungefär samma utmaningar. Sedan har vi alla lite olika sätt för att hantera detta. Några sätt som jag brukar se är
- Ökar tiden men inte flyttar deadline — Jobbar över, jobbar kväll och helg.
- Ökar tiden men flyttar fram deadline — Jobbar mer men över en längre tid.
- Minskar omfattning på arbete — Prioriterar bort saker som inte behövs göras just nu eller inte alls
- Behåller omfattning men delegerar — Ber kollegor om hjälp, anställer eller tar in konsulter.
Ofta behöver du jobba med alla dessa metoder, beroende på hur det ser ut hos dig. Det jag tyvärr ser är att många bara använder sig av de två första. Hur brukar du oftast göra? Finns det andra sätt?
Bli medlem för att fortsätta läsa, det är gratis och du få nästa nummer direkt i din inbox. Läs mer varför du ska bli medlem.
I mitt fall, när min chef pratade med mig så gjorde jag några saker som hjälpte mig att komma upp över vattenytan. 🌊
- Jag skrev en att göra lista med allt som jag pysslade med. Sedan satte jag ett streck efter några punkter. Allt under strecket skulle jag sluta göra, delegera eller göra senare.
- Jag började visualisera arbetsmängden på en tavla så att jag, min chef och mina kollegor såg alla aktiviteter.
- Jag avsatte egentid där jag reflekterade, dokumenterade, följde upp, skrev status och planerade för nästa vecka. Jag satt då inte satt på kontoret.
Dessa enkla tre saker hjälpte mig att ta kontroll på min tid. Jag får ofta återkomma till dessa punkter när jag märker att det börjar bli lite för mycket. Forskning visar på att vi människor är dålig på att planera och tänka tid. Ofta missar vi både aktiviteter som vi ska göra men även alla pauser, väntetider och annat. Fundera själv på hur mycket aktiv arbetstid du har på en dag när du räknat bort restid, småprat med kollegor, teknikstrul, fika, lunch och prokrastinering.
För att komma tillbaka till den där sakerna jag gjorde för få mer tid och fokus.
Gör en prioriterad lista
Du har säkert redan en lista med saker som du behöver göra. Antingen i huvudet, analogt eller digitalt. Kanske har du flera. Jag har själv svårt att bara ha en lista men ju färre du har ju bättre. I mitt fall så gjorde jag den på en whiteboard med post-its. Det var då enklare att flytta, gruppera och prioritera. Idag så är det ju även enkelt att göra samma sak digitalt.
Problemet med listor är ju att de blir hur långa som helst. Det finns ingen botten. Två tips som jag brukar göra är att ha en rak prioritering samt sätta en begränsning, t.ex. att det får max vara 20 aktiviteter. När jag gör övningar med team eller intressenter och jobbar analogt brukar jag se till att det får plats med 20 lappar i en yta. De lapparna som inte får plats får de personerna som äger lapparna själv ta hand om. Ju kortare lista ju bättre så slipper du högre kognitiv last.
I mitt fall så blev min lista längre än 20 lappar. Det var ju det som var problemet. Utmaningen var även att jag jobbade parallellt med de flesta aktiviteterna. Jag hade ingen prioritering. De flesta av mina kollegor visste inte att denna lista fanns i mitt huvud. Min chef bad mig att sätta ett streck, allt under strecket skulle vi inte göra, pausa eller delegera till andra. Det var otroligt skönt att göra detta. Ryggsäcken blev helt plötsligt lättare.
Hur prioriterar jag då? Prioritering är ju oftast det svåraste för de flesta. Jag prioriterar ofta utifrån följande kriterier
- hur mycket tid saker tar att göra (effort)
- vilken förmodad effekt/värde det skapar på lång eller kort sikt (impact)
- om det finns beroenden till andra (dependencies)
- om något har en hård deadline
- hur roligt och motiverade det är (motivation)
Visualisera ditt arbete
I mitt fall så började jag enkelt med att göra en att göra lista på en whiteboard där vi jobbade. Den var öppen för alla att se. Det som var bra var att vi satt den i kontoret, synlig för alla. Många kunde nu se vad jag jobbade med och få en större förståelse vad jag sysslade med på dagarna. Vi kunde även använda oss av listan för att delegera till andra.
För att få lite struktur kring denna lista, lägger jag till jag prioritering. Denna typ av lista är det många som använder sig av och är ofta bra för att ge en överblick. Det går att använda både för sitt personliga arbete men även när du jobbar i ett team eller projekt. Jag har också använt det i ledningsgrupper så man får en gemensam planering, överblick och samsyn.
Denna modell för att visualisera prioritet och tid fungerar i de flesta kontext. Det går även att sätta hur mycket du har i varje lista för att det inte ska bli en lagringsplats för massor av önskat arbete.
Denna lista gick jag igenom och uppdaterade några gånger i veckan, ibland själv och ibland med en kollega eller min chef.
Avsätt tid för reflektion och arbete
Att faktiskt avsätta tid för reflektion och planering är något jag behöver för att hinna reda ut allt som finns i mitt huvud. Genom att göra det så blir jag mer fokuserad, lägger tid på rätt sak och bli bättre att kommunicera kring vad som är viktigt. Jag ser att detta ofta inte görs hos många som jag stöttar.
I mitt fall när jag hade för mycket att göra så bestämde jag mig för att avsätta egentid för att
- Reflektion — reflektera över veckan, vad har jag gjort, vad har hänt, vad är status, vad har gått bra och vad kan förbättras?
- Dokumentera — Skriva en loggbok på vad som hänt och vilka actions som måste tas kring alla aktiviteter.
- Planera— Planera för nästa vecka, vad är viktigast, vad kan jag bryta ner, vad ska jag inte göra, vad kan jag delegera?
Jag avsatte 3 timmar varje fredag förmiddag för detta. Det låter som mycket tid men var ett otroligt verktyg för mig och för att jag skulle arbeta smartare. Jag valde att inte åka till kontoret utan satte mig på ett fik på stan istället.
Den loggbok som jag skrev publicerade jag på en wiki så att min ledningsgrupp kunde få en uppdaterad bild av allt. Ofta hade jag många beroenden till andra. Så det hjälpte även andra att se vad som behövde göras.
En positiv sidoeffekt av mitt arbetssätt var att jag fick ur mig alla saker inför helgen, och inte behövde fundera på det då. De actions som jag fångat upp kunde jag sedan uppdatera min att göra lista med.
För att sammanfatta
Egentligen är det enkelt men ofta så svårt att få till. Du behöver själv ta dig tid för att få tid. Så börja med dessa enkla saker
- Skriv ner vad du arbetar med — gör en lista
- Prioritera hårt — max 10 saker
- Visualisera för dig själv och andra — gör den synlig så du ofta ser den
- Ta tid till att reflektera och planera — boka en tid i din kalender
Dessa knep fungerar självklart på dig själv men även tillsammans med ditt team eller dina kollegor. Gjört bara.
Hur gör du för att göra rätt sak? Hur arbetar du aktivt med reflektion och planering? Hur skapar du tid?