Vägen framåt

Behöver du inte alltid se hur du tänker kring vägen framåt? Om du jobbar själv kan det fungera att hålla planen i huvudet men så fort som du börjar arbeta med fler personer behöver du hitta ett sätt att visualisera ditt arbetet. Du behöver en karta som visar vägen och planen framåt helt enkelt.

I de team jag jobbar med har de ofta lite olika verktyg för att lösa detta. Det är en lista med arbete (backlog) som är mer eller mindre prioriterad. Samtidigt har man ofta en tavla som visar på

1. vad som behöver göras
2. vad vi jobbar med
3. vad vi är klar med

En klassisk Kanban tavla som ofta fungerar bra i sin enkelhet. På denna tavla kan du t.ex. se

• vad som behöver göras
• vem som jobbar med vad
• vilken prioritet ett arbete har
• vilken status ett arbete har

Ibland går det att hitta hänvisningar till mer information och detaljer.

Arbetet med dessa tavlor brukar ofta bestå i lite olika regelbundna möten. Du ser vad de ibland kallas för i agila sammanhang inom parentes.

• Planering och prioritering för den kommande perioden (sprint-planning)
• Korta statusuppdateringar och vad man ska jobba med idag (stand-up)
• Uppföljning och genomgång med vad man har hunnit gjort (sprint-review eller sprint-demo)

Detta är en otrolig enkel och flexibel process, modell och verktyg som jag ofta återkommer till när jag hjälper team och grupper oberoende på vilken nivå man jobbar på. Ofta ser jag att detta fungerar bra på operativ nivå men samtidigt ser jag att det saknas på taktisk- och strategisk nivå. Har du också sett att det är så? Vad beror det på?

Min bästa kollega David gjorde en skiss på vår whiteboard som fick mig att skriva detta nyhetsbrev. I sin enkelhet så lyckas han visa på hur man kan visualisera arbete genom hela organisationen.

För att fortsätta läsa behöver du bli medlem, som är gratis.

Ovan bild är lite vad jag kommer att skriva om denna gång. Den visar hur du kan visualisera planen och vägen framåt på både operativ-, taktisk- och strategisk nivå. Detta kan vara bra för dig som arbetar i en större organisation men jag tror även det kan passa på mindre ställen.

Låt oss börja med att beskriva strategisk nivå.

Strategisk nivå

Om vi inleder på strategisk nivå så har ditt företaget förmodligen en affärsplan, mål, vision, strategiska teman, bets eller något annat ni vill uppnå, eller hur?

Om vi har en ledning som är duktig på att prioritera och tänka strategiskt har vi för den kommande strategiska perioden (1-3 år) ca 1-5 områden som vi ska fokusera på. Vi leker med tanken att det är

• Mål — Bredda vårt erbjudande inom företagsmarknaden
• Mätpunkt: Utforska 10 nya erbjudanden
• Mätpunkt: 1 erbjudande ska öka våra intäkter med 10%
• Mål — Utforska nya möjligheter inom AI för att automatisera manuella processer
• Mätpunkt: Effektivisera de 3 största manuella processerna med 50%
• Mätpunkt: Öka kompetens kring AI genom att utbilda 80% av våra medarbetare
• Mål — Renodla vår arkitektur för att minska kostnader och enklare hitta kompetens
• Mätpunkt: Minska beroenden till externa partners med 50%
• Mätpunkt: Minska antal lager i vår techstack med 20%
• Mätpunkt: Välja ett ekosystem fram till 2023

Taktisk nivå

Om vi nu har vår strategiska målbild klart behöver vi börja att bryta ner den till ett antal större initiativ. Dessa initiativ kallas ofta för

• Initiativ
• Affärsområde/produktområde
• Projekt
• Program
• Värdeström
• Tåg
• Team

Om vi nu ska visualisera vårt arbetet på denna taktiska nivå på en tavla kan det se ut på nedan sätt. Vi har först en prioriterad lista till vänster med de olika initiativen samt att de är beskriva utifrån en tidslinje och leveranssäkerhet till höger.

Listan till vänster visar en rak prioriterad lista, alltså vad som är viktigast att göra. Denna lista är ofta en av de sakerna som är svårast att göra på ett företag. Vad är det som är viktigast att göra i er organisation?

Tavlan till höger är företagets gemensam plan som visar

• Initiativ, t.ex. A eller B
• När varje initiativ ska vara klart, t.ex. att D ska vara klart i Q3
• Leveranssäkerhet, alltså hur säker vi är att vi klar med något t.ex. att initiativ A har en leveranssäkerhet på 50%. Ofta brukar det vara att man har bättre koll på detta ju närmare man kommer leverans på grund av att man har mest kunskap ju mer man jobbat med något. En fråga som jag ibland får är hur man kan få upp leveranssäkerheten kring något som ligger i framtiden, som t.ex. initiativ E. Det du måste göra då är att börja arbeta med den tidigare för att få mer kunskap genom analys och product discovery
• Status, t.ex. att initiativ A är blockad. Här går det ju att fylla på med massor annan typ av status såklart

Notera att ovan tavla inte visar vad alla arbetar med, utan när initiativet förväntas vara klart. Vad alla arbetar med, kommer på nästa tavla.

Om vi går vidare till nästa tavla som är en gemensam tavla för alla team och grupper som arbetar med de olika initiativen. Tavlan är rullande på 3 månader och  har ett fokus på prioritet och status och har följande kolumner

• Prioritet
• Senare (later)
• Härnäst (next)
• Pågår (now)
• Klar/utvärdering (done/evaluate)

Denna tavla visar

• Prioritet på arbete
• Vilka delar av olika initiativ som arbetas med just nu
• Vilka som arbetar med vad (blå cirkel)
• Status, t.ex. att något är blockad (röd cirkel), vad som står på tur att arbetas med eller om något är klart och utvärderas

Operativ nivå

På team- eller operativ nivå finns det också en tavla som visar på vilket arbete som görs. Ofta har teamet en tavla med fokus på status och prioritet.

På denna tavla finns det följande kolumner

1. Prioritet
2. Att göra/produkt backlog (todo/product backlog) — Ofta en lång lista med saker man vill göra på en produkt eller tjänst
3. Gör (doing) — Denna innehåller ofta fler steg som analys, design, utveckling, test, produktionssättning
4. Klar och utvärdering (done and evaluate) — Det som är levererat och nu behöver följas upp för att se om det leder till några av de mätpunkter och mål som vi har haft som ambition att lyckas med

Denna tavla är nog den vanligaste tavlan som jag ser på kontor där team arbetar, helst om de arbetar analogt och har en tavla på en whiteboard eller vägg.

Dessa modeller kan ju lätt uppfattas som komplicerade och top-down. Jag tycker det är viktigt att information och beslut behöver gå i båda riktningarna.

Det är också viktigt att det finns ett överlapp mellan de olika nivåerna, t.ex. att de som främst jobbar operativt även kan arbeta med andra på taktisk nivå. Hur stort överlapp det finns mellan de olika nivåerna är något som ni måste finna i er organisation, men försök att arbeta med dialog och samarbete istället för processer och dokumentation som skickas mellan er.

Tänk om hela företaget kunde ha en liknande modell för att visualisera vad vi arbetar med, vad som är på gång, vad som har hinder och vad som är klart. Och att all information var öppen för alla att se.

Sammanfattning och tips

Att jobba med att planera är en nödvändighet, att visualisera ditt arbete är också viktigt, helst om ni är flera som jobbar med olika delar av leveransen för att nå de uppsatta målen. Jag tycker att det alltid är bra att tänka olika nivåer och storlekar. Sättet som David beskrev detta med en skiss på vår Whiteboard var genialt, men även enkelt. Några tips om du vill jobba på detta sätt

• Transparens — Det är bra om alla har möjlighet att se varandras tavlor, mellan team, mellan olika nivåer. Se till så ni inte låser in era planer bakom rättigheter, lås och bom
• Rytm — Hitta en rytm när ni planerar, följer upp, pratar status, synkar och koordinerar om det är mycket människor och team inblandade
• Delaktighet — se till så att alla har en möjlighet att vara involverad och delaktig i arbetet. Som jag skrev ovan så tycker jag det är bra att det finns ett överlapp mellan de olika nivåerna, t.ex. att man kan arbeta både operativt och taktiskt. Även om man har ansvar på operativ nivå så kan man bidra på taktisk eller strategisk nivå. Jag tänker även att de personer som har närmast kontakt med kunden även bör ha möjlighet att påverka kring strategin, så det inte blir för top-down över det hela
• En bra grund  — arbeta för att saker heter samma sak i hela systemet. Se till att ni försöker hitta ett gemensamt sätt för att visualisera eller att ni använder er av liknande verktyg. Om alla använder olika verktyg, eller sätt att visa upp era planer blir det svårare att ta till sig och vara med och bidra.

Hur jobbar du med att visa och planera vägen framåt? Hur lyckas ni med att visualisera vad ni arbetar med på alla olika nivåer? Vad har du för tips för att göra detta arbete enklare och bättre?